Fire trin, samme rækkefølge hver gang
Et holdingselskab træffer få beslutninger om året, og netop derfor er der ingen rutine at falde tilbage på. Rækkefølgen herunder er derfor skrevet ned og bliver fulgt, uanset hvor lille sagen er.
Hvorfor en fast rækkefølge
I en virksomhed med daglig drift bliver arbejdsgange til vaner. Et holdingselskab har ikke den mulighed. Der kan gå måneder mellem to beslutninger af betydning, og når den næste kommer, husker ingen præcis, hvordan den forrige blev håndteret. Resultatet bliver, at hver sag bliver tilrettelagt forfra, og at dokumentationen kommer til at se forskellig ud fra gang til gang.
En fast rækkefølge løser det. Den er ikke bureaukrati for sin egen skyld — den er en erstatning for den rutine, selskabet ikke har. Den koster nogle minutter i den enkelte sag og sparer timer, den dag nogen skal forstå sagen bagefter.
Rækkefølgen
Henvendelse og afklaring
Sagen bliver beskrevet med få linjer: hvad drejer den sig om, hvem er part i den, og hvilken frist er der. Her afgøres også, om sagen hører hjemme i holdingselskabet, i et datterselskab eller hos en ekstern rådgiver. Det spørgsmål er billigst at stille først.
Grundlaget skrives ned
Vedtægter, tidligere referater og relevante aftaler bliver læst igennem. Det, der er kendt, bliver skrevet ned, og det, der er antaget, bliver markeret som antagelse. Mangler der et dokument, står det på listen frem for at blive erstattet af en erindring.
Beslutning i den rette form
Nogle beslutninger kan træffes af ledelsen, andre kræver generalforsamling, og enkelte kræver vedtægtsændring. Formen bliver fastlagt, inden beslutningen træffes. En rigtig beslutning truffet i den forkerte form skal ofte træffes om.
Registrering og opbevaring
Referat, bilag og eventuelle registreringer hos Erhvervsstyrelsen bliver håndteret i samme ombæring og lagt sammen med resten af sagen. Sagen er først afsluttet, når den kan læses i sammenhæng af en, der ikke har deltaget.
Det, der bliver skrevet ned hver gang
Dokumentationen behøver ikke være lang. Den skal være fuldstændig på fem punkter, og de fem punkter er de samme uanset sagens størrelse. Erfaringen er, at det er den manglende dato og det manglende navn, der volder besvær senere — ikke den manglende udførlighed.
Notatet bliver skrevet samtidig med beslutningen. Et notat, der skrives om torsdagen om en beslutning fra mandagen, indeholder allerede en fortolkning. Det er sjældent en fordel.
- Dato for beslutningen — ikke for notatet.
- Beslutningsform — ledelse, generalforsamling eller vedtægtsændring.
- Deltagere og hvem der har truffet beslutningen.
- Grundlag — hvilken bestemmelse eller aftale den hviler på.
- Næste skridt med navn og dato, hvis der er et.
Hvor lang tid det egentlig tager
Rækkefølgen ser tung ud på skrift. I praksis fylder den lidt. En almindelig sag — en ændret adresse, en udlodning fra et datterselskab, en opdatering af ejerbogen — kommer igennem alle fire trin på under en time, fordi de tre af dem består i at læse noget, der allerede findes, og skrive fem linjer ned.
Det, der tager tid, er trin to, når grundlaget ikke er samlet. Skal en gammel aftale først findes frem, eller er et referat aldrig blevet skrevet, bliver den enkelte sag pludselig til et oprydningsarbejde. Det er derfor, trin fire ikke er valgfrit: hver sag, der bliver afsluttet ordentligt, gør den næste kortere.
Der er også sager, hvor rækkefølgen bliver brudt, fordi en frist er tæt på. Så bliver beslutningen truffet først og dokumentationen skrevet umiddelbart efter — men det bliver noteret, at det skete i den rækkefølge. Et notat, der fortier sin egen tilblivelse, er mindre værd end et, der ikke gør.
Når noget alligevel går galt
Frister bliver overskredet, bilag forsvinder, og beslutninger bliver truffet i en form, der viser sig ikke at holde. Det sker i alle selskaber. Forskellen ligger i, hvad der sker bagefter.
Fremgangsmåden er den samme: forholdet bliver konstateret skriftligt med dato, konsekvensen bliver beskrevet, og der bliver truffet beslutning om, hvad der skal gøres. Er der behov for ekstern rådgivning, bliver den indhentet frem for gættet. Notatet bliver liggende sammen med sagen — også når forholdet er bragt i orden.
- Forholdet konstateres skriftligt med dato.
- Konsekvensen beskrives, før den vurderes.
- Ekstern rådgivning indhentes, når spørgsmålet kræver det.
- Notatet bevares, også efter at forholdet er rettet.
Har du en sag, der skal igennem den rækkefølge?
Skriv den med få linjer. Så svarer vi på, hvor den hører hjemme, og hvad der er det næste skridt.