Én oversigt over ejerskabet — ført løbende, ikke rekonstrueret

Kapitalandele i datterselskaber og mindre poster i andre virksomheder holdes samlet ét sted med ét sæt bilag. Ejerbogen bliver opdateret, når noget sker — ikke ved årets udgang.

Skriv om dette område Alle områder

Stak papirer bundet med et bånd på et træbord ved siden af en keramikvase med tørrede grene og en kop, i skrå eftermiddagssol — Bilagene til en ejerandel hører sammen og ligger sammen

Ejerbogen er udgangspunktet

Et anpartsselskab skal føre en ejerbog over samtlige kapitalandele. Det følger af selskabsloven, og kravet gælder uanset hvor få ejere selskabet har. Ejerbogen skal indeholde navn og adresse på hver ejer, antallet af andele og datoen for erhvervelsen. Den skal opdateres, når der sker ændringer — ikke ved årets udgang, men når ændringen sker.

I praksis er ejerbogen det sted, alt andet hænges op på. Skal en overdragelse dokumenteres, skal en udbytteudlodning beregnes, eller skal en ejerandel værdiansættes til årsrapporten, er det ejerbogen, der afgør hvem der ejer hvad på et givet tidspunkt. Er den ikke ført løbende, bliver alle tre opgaver til et rekonstruktionsarbejde.

Ud over selskabets egen ejerbog holdes der en oversigt over de kapitalandele, ENGEL HOLDING DANMARK ApS selv ejer i andre virksomheder: hvornår posten er erhvervet, på hvilket grundlag, og hvad der er aftalt om den. Oversigten henviser til de underliggende aftaler frem for at gengive dem.

Navn og adresse på hver kapitalejer.
Antal andele og eventuel klasse.
Erhvervelsesdato for hver post.
Ændringer løbende — ikke opsamlet til årsskiftet.
Henvisning til den aftale, ændringen hviler på.

Reelle ejere og registrering

Ud over ejerbogen skal danske selskaber registrere deres reelle ejere i Erhvervsstyrelsens register. Det er en selvstændig pligt, og den er ikke opfyldt, blot fordi ejerbogen er ført korrekt. Registreringen skal ajourføres, når forholdene ændrer sig, og selskabet skal opbevare dokumentation for de oplysninger, der er registreret, samt for de forsøg, der er gjort på at identificere ejerne.

Når en ejerandel skifter hænder, sættes derfor tre ting i gang samtidig: ejerbogen opdateres, det vurderes om registreringen af reelle ejere skal ændres, og den underliggende aftale bliver lagt sammen med de øvrige bilag for den pågældende post. Rækkefølgen betyder mindre end at alle tre bliver håndteret i samme ombæring.

Manglende eller forældet registrering er ikke en formalitet uden konsekvens. Erhvervsstyrelsen kan kræve forholdet bragt i orden, og i grovere tilfælde kan selskabet tvangsopløses. Derfor ligger opgaven i årshjulet og ikke i hukommelsen.

Når en post skal værdiansættes

Kapitalandele i dattervirksomheder og associerede virksomheder skal indregnes i årsrapporten efter årsregnskabsloven. Hvilken metode der bruges, afhænger af forholdet mellem selskaberne og af det valg, der er truffet i regnskabspraksis. Valget skal være konsistent fra år til år, og skifter man metode, skal det oplyses.

Det praktiske arbejde består i at have grundlaget klar, inden årsafslutningen går i gang: den seneste godkendte årsrapport fra det selskab, posten vedrører, oplysninger om eventuelle udlodninger i årets løb, og en note om væsentlige begivenheder, der kan påvirke værdien.

Er grundlaget først samlet, når revisor spørger, bliver årsafslutningen længere end nødvendigt. Derfor bliver materialet lagt til side løbende, efterhånden som det bliver tilgængeligt.

Seneste godkendte årsrapport for den underliggende virksomhed.
Oversigt over udlodninger og kapitalændringer i året.
Notat om væsentlige begivenheder efter balancedagen.
Henvisning til den valgte indregningsmetode i regnskabspraksis.

Grænsen for, hvad selskabet gør

Selskabet holder styr på sine egne ejerandele og fører sin egen ejerbog. Det udfører ikke tilsvarende opgaver for andre og påtager sig ikke ansvaret for tredjeparters registreringer.

Selve vurderingen af, om en påtænkt transaktion er hensigtsmæssig skattemæssigt eller juridisk, ligger hos rådgivere med den fornødne autorisation. Selskabet forbereder grundlaget og træffer beslutningen, men indhenter rådgivningen udefra, når spørgsmålet kræver det.

Fører ikke ejerbog for andre selskaber.
Yder ikke selskabsretlig eller skattemæssig rådgivning.
Udarbejder ikke årsrapporter for tredjemand.
Formidler ikke køb og salg af kapitalandele for andre.

Spørgsmål om dette område

Navn og adresse på hver kapitalejer, antallet af kapitalandele og datoen for erhvervelsen. Ejerbogen skal opdateres, når forholdene ændrer sig.

Nej. Ejerbogen er selskabets eget register. Registreringen af reelle ejere sker særskilt i Erhvervsstyrelsens register og er en selvstændig pligt.

Når selskabet får kendskab til ændringer i de registrerede forhold. Selskabet skal desuden opbevare dokumentation for oplysningerne og for forsøgene på at identificere ejerne.

Nej. Selskabet erhverver alene kapitalandele for egen regning og risiko.

Grundoplysninger om danske selskaber, herunder CVR-nummer, adresse og årsrapporter, er offentligt tilgængelige i Det Centrale Virksomhedsregister hos Erhvervsstyrelsen.