Forvaltning af egen kapital
Selskabets frie midler placeres efter en skriftlig ramme, som ejerkredsen har vedtaget, og som bliver gennemgået én gang om året.
Læs om områdetTre områder, ét arkiv
Selskabets arbejde falder i tre dele: ejerandele i andre virksomheder, forvaltning af selskabets egne frie midler og den løbende administration af koncernen. Herunder står, hvad hvert område dækker — og hvad det ikke dækker.
01
Hvorfor tre og ikke ét
Et holdingselskab kan i princippet behandles som én stor kasse. I praksis bliver det uoverskueligt. Ejerandele følger selskabslovens regler om ejerbog og registrering. Frie midler følger den ramme, ejerkredsen har vedtaget. Administrationen følger bogføringsloven, årsregnskabsloven og en kalender. De tre ting har forskellige frister og forskellige former for dokumentation, og derfor holdes de adskilt.
Adskillelsen gør også noget andet: den gør det muligt at svare på et konkret spørgsmål uden først at skulle gennemgå alt. Spørger nogen, hvornår en bestemt kapitalandel blev erhvervet, ligger svaret under ejerandele. Spørger nogen, hvorfor selskabets likviditet er placeret, som den er, ligger svaret i rammen for de frie midler.
02
Områderne
Ejerandele i selskaber
Kapitalandele i datterselskaber og mindre poster i andre virksomheder holdes samlet ét sted med ét sæt bilag og én oversigt.
Læs om området
Koncernadministration
Generalforsamling, ejerbog, bogføring og frister ligger i én kalender, så intet afhænger af, at nogen husker det i tide.
Læs om området03
Fælles for alle tre
Uanset område gælder de samme grundregler. De er ikke opfundet til lejligheden — de følger af dansk selskabs- og regnskabslovgivning og af, at et holdingselskab typisk skal kunne redegøre for dispositioner, der ligger flere år tilbage.
Det betyder i praksis, at ingen beslutning står alene. Der er altid en henvisning til et referat, en aftale eller en vedtægtsbestemmelse, og den henvisning bliver skrevet ned samtidig med beslutningen — ikke når nogen spørger.
Reglerne er heller ikke afhængige af, hvor stort et beløb en sag angår. En overførsel på nogle få tusinde kroner bliver dokumenteret på samme måde som en overdragelse af en kapitalpost, fordi det er den manglende dokumentation af de små forhold, der senere gør de store svære at forklare. Det koster nogle linjer ekstra og sparer en eftersøgning.
Endelig gælder det, at et forhold ikke bliver anset for afsluttet, fordi det er ekspederet. Det er afsluttet, når det er skrevet ned et sted, hvor det kan findes af en, der ikke ved, at det findes.
- Ét bilagsspor. Hvert forhold har ét sted, hvor bilagene ligger.
- Dato på alt. Beslutningens dato og beslutningsformen fremgår altid.
- Årlig gennemgang. Rammer og oversigter bliver læst igennem én gang om året.
- Ingen mundtlige aftaler. Væsentlige forhold findes på skrift eller findes ikke.
- Dansk sprog. Dokumentation føres på dansk, så den kan læses af revisor og myndighed.
04
Sådan hænger de tre områder sammen
Et forhold begynder sjældent ét sted og bliver dér. En ny ejerandel er først en beslutning om ejerskab, dernæst en postering i bogføringen, og til sidst et punkt på næste generalforsamling. En udlodning fra et datterselskab er først et beløb, der skal registreres, dernæst likviditet, der skal placeres inden for rammen. Områderne er adskilt, men sagerne bevæger sig igennem dem.
Derfor bliver et forhold ikke lukket i ét område, før det er noteret i de øvrige, det berører. Det lyder omstændeligt og tager i praksis få minutter, fordi rækkefølgen er kendt på forhånd. Det alternativ, vi gerne vil undgå, er den situation, hvor ejerbogen siger ét, bogføringen noget andet, og referatet ikke nævner forholdet.
Der er også en anden grund til opdelingen. Når revisor eller en myndighed spørger til et forhold, spørger de næsten altid inden for ét område ad gangen: hvordan er posten indregnet, hvornår blev ejerskabet ændret, hvornår blev årsrapporten godkendt. Ligger materialet i samme opdeling som spørgsmålet, bliver svaret kortere.
05
Det ligger uden for områderne
Der er opgaver, som ligner selskabets arbejde, men som ligger uden for det. De hører hjemme hos rådgivere med den nødvendige tilladelse eller autorisation, og selskabet påtager sig dem ikke — heller ikke i enkeltstående tilfælde.
Har du brug for en af disse ydelser, kan du kontakte en advokat, en registreret eller statsautoriseret revisor eller en virksomhed med tilladelse fra Finanstilsynet.
- Investeringsrådgivning eller porteføljepleje for andre.
- Revision, erklæringsopgaver og udarbejdelse af tredjeparts årsrapport.
- Skatterådgivning og repræsentation over for Skattestyrelsen.
- Juridisk rådgivning og procesførelse.
- Formidling, tegning eller udbud af værdipapirer.
Kontakt
Er du i tvivl om, hvilket område dit spørgsmål hører under?
Skriv det med dine egne ord. Vi finder ud af, hvor det hører hjemme, og svarer eller henviser videre.